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Consigli per gestire bene un ufficio

Gestire bene un ufficio non è scontato come molti possono credere: al fine di utilizzare al meglio le risorse del luogo di lavoro occorre infatti possedere delle spiccate capacità amministrative, in modo tale da ottimizzare tempi e spazi scegliendo i prodotti e gli strumenti più adatti. Vediamo qui di seguito i consigli più utili per diventare dei perfetti ""office manager"".

Il materiale che non deve mancare mai in un ufficio

Anzitutto, un ufficio efficiente non potrà essere privo degli essenziali articoli di cancelleria. Anche se viviamo ormai nell'era digitale, la carta rimane il supporto privilegiato in qualsiasi ambito lavorativo, per cui sarà indispensabile assicurarsi di avere sempre a disposizione delle risme per stampanti. Blocchi, quaderni e fogli colorati dovranno essere inseriti nella lista di prodotti da acquistare, così come penne, matite, evidenziatori, gomme, righelli e gli immancabili post it, possibilmente di diverse forme e colori. Altrettanto utili saranno i poster per lavagna con supporto (un altro articolo molto usato specialmente in ambito formativo), con tanto di pennarelli e markers. Il materiale di cancelleria è completato da forbici, cucitrici con relative graffette, fermagli, puntine e tutti prodotti per l'archiviazione del materiale cartaceo, come faldoni, buste di plastica e porta dossier.

Tecnologia e strumenti digitali: come gestirli al meglio

Per quanto riguarda il materiale tecnologico, ci si dovrà assicurare di possedere delle doppie prese (meglio averne sempre alcune di scorta, in caso di eventuali guasti), cavi per connessioni ad internet, penne USB, dischi rigidi, mouse di riserva e batterie stilo. Per la stampante, si dovrà ordinare del toner o delle cartucce, a seconda del modello posseduto. Chi ha la responsabilità di gestire il materiale digitale ed elettronico dell'ufficio dovrà accertarsi che computer, dispositivi ed apparecchi siano sempre efficienti ed in buono stato, evitando che si surriscaldino: tra i consigli più utili, si ricorda di staccare la presa di pc e stampanti prima di andare via, soprattutto il venerdì o in occasione di violenti temporali.

Come risparmiare nella gestione dell'ufficio

Disporre di materiale di buona qualità anche in presenza di budget limitati non è un'impresa impossibile, soprattutto se si presta attenzione ad alcuni aspetti particolari. Ad esempio, è possibile optare per l'acquisto di risme più economiche o per carta riciclata, approfittando di offerte speciali che garantiscono un buon approvvigionamento di prodotti a prezzi vantaggiosi. Periodicamente, sarà utile passare in rassegna il materiale già posseduto, in modo tale da evitare di buttare prodotti non ancora terminati o tuttora funzionanti. Inoltre, è buona abitudine usare i prodotti prima della scadenza indicata per evitare di sprecarli perché non più utilizzabili.


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