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Organizzare bene un ufficio e renderlo efficiente

Una cosa è certa: lavorare in un ufficio bene organizzato consente di produrre molto di più e, soprattutto, di portare a termine ogni genere di compito con più facilità. Ma come fare ad organizzare un ufficio in modo tale da renderlo efficiente? Ecco qualche consiglio utile.
 
Ordine e precisione
 
Come è facile immaginare, la prima e più importante cosa di da non dimenticare mai in un ufficio è l'ordine. Una scrivania, ad esempio, per essere funzionale deve essere ordinata. Ovviamente, non stiamo affatto parlando di un ordine maniacale quanto, piuttosto, dell'abitudine a mettere al proprio posto fogli, documenti, penne e post it in modo tale da non rendere eccessivamente caotico il tavolo da lavoro. Nel caso in cui, poi, si abbia la necessità di conservare molti documenti, è necessario procurarsi uno scaffale in cui riporli stabilendo un ordine ben preciso. In questo modo, tutti i documenti saranno facilmente ritrovabili. Tra le cose che non possono assolutamente mancare su un tavolo da lavoro, poi, ci sono anche dei portapenne e un'agenda. I primi servono per tenere in ordine penne, matite ed evidenziatori e la seconda per appuntare ogni genere di informazione senza dover ricorrere all'utilizzo di fogli o, ancor peggio, post it.
 
Computer, scanner e stampante
 
Affinché un ufficio possa dirsi effettivamente efficiente è importante che sia anche pratico. Per tale ragione, nella stanza oltre al PC devono essere presenti uno scanner e una stampante qualora siano necessari per svolgere le varie attività. In questo modo si ha la possibilità di ottimizzare i tempi e di non dover uscire troppo spesso dall'ufficio per recuperare le stampe e per fare le scansioni. Inoltre, anche il computer deve essere gestito al meglio. Sul desktop, ad esempio, devono essere presenti solo file e cartelle essenziali e facilmente individuabili. In caso contrario, a regnare sovrano sarebbe solo ed esclusivamente il caos. Tra l'altro, un pc ben ordinato consente anche di effettuare ogni genere di operazione anche dai colleghi in assenza del legittimo proprietario.

La gestione degli spazi

Un aspetto molto importante di cui tenere conto riguarda il fatto che, nel caso in cui il medesimo ufficio venga condiviso da più di una persona, gli spazi devono essere gestiti alla perfezione. Ognuno, dunque, deve avere il proprio desk e lo spazio per organizzare tutto il necessario per svolgere il proprio lavoro. Inoltre, sarebbe opportuno riuscire ad ottimizzare anche i rumori al fine di ottimizzare la concentrazione di tutti coloro che devono convivere e, soprattutto, lavorare nello stesso spazio. In questo caso, sarebbe opportuno creare un vero e proprio regolamento da rispettare al fine di non creare situazioni spiacevoli e non certo utili alla serenità dell'ambiente lavorativo. Insomma, per rendere efficiente un ufficio basta organizzarlo al meglio e tenere conto delle esigenze dei singoli.
 


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