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Scegliere i prodotti informatici per l'ufficio

Finalmente abbiamo un ufficio tutto nostro oppure una struttura con tanti nuovi uffici da allestire per i nostri dipendenti, ma oltre all'arredamento e a tutto il materiale di cancelleria utile per il nostro lavoro, abbiamo bisogno di prodotti informatici che in qualche modo ci facilitino le cose.
Non sappiamo ancora cosa comprare oppure come capire quale prodotto sia più utile rispetto ad un altro?? Nessun problema, con dei piccoli aiuti e accorgimenti possiamo risolvere questi dubbi.
Innanzitutto è necessario pensare al tipo di lavoro che andremo a svolgere e anche alla situazione in cui ci troviamo, infatti, un ufficio privato avrà delle caratteristiche diverse da quello aziendale, dove magari non ne sarà presente solo uno, ma bensì un corridoio con tanti altri uffici.

L'unica certezza è che la prima componente informatica, che sta diventando sempre più indispensabile ai fini lavorativi, è il computer, il quale ci permette di poter essere più efficienti nel nostro lavoro. Nonostante questo sia un mezzo informatico necessario per ogni ufficio, dobbiamo sapere a quale tipo di computer affidarci, ad esempio, se abbiamo un ufficio che svolge lavori prettamente grafici, andremo a comprare un computer che abbia le caratteristiche necessarie per quel tipo di lavoro. Se invece ci ritroviamo a dover allestire tanti uffici che svolgeranno lavori principalmente amministrativi, dovremmo procurarci computer con delle caratteristiche meno specifiche. Indubbiamente, tranne in casi specifici, è consigliabile il computer fisso piuttosto che quello portatile.

Altri due strumenti che non devono mai mancare in un ufficio, sono il fax e la stampante. Perchè insieme? Molto spesso per risparmiare soldi o semplicemente per una questione di spazio, preferiamo prendere una stampante multifunzione piuttosto che più strumenti. Questo potrebbe essere giusto fino ad un certo punto, infatti, se il nostro ufficio riceve comunicazioni via fax e tende a fotocopiare molti documenti, tutti dallo stesso macchinario, rischieremo di doverne comprarne un altro molto presto. A questo punto meglio prendere un fax e una stampante, magari quelle grosse che hanno il toner invece delle normali cartucce, in modo da poter stare tranquilli. Per gli ambienti con più uffici vale la stessa cosa, ma con una differenza, la stampante deve avere la funzione che permette di collegare in remoto diversi computer. In ultimo, ma non per importanza, è necessaria una connessione internet, preferibilmente abbastanza veloce, perchè ormai la società ne è sempre più dipendente, infatti, molte società e anche persone fisiche tendono a comunicare sempre più via e-mail, non solo, molti programmi utilizzati per effettuare ordini di materiali sfruttano internet per ogni sua funzione.

Ora che abbiamo le idee più chiare è meglio approfittarne e trovare la soluzione migliore per il nostro nuovo ufficio.


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